Situação cadastral do CNPJ: ativa, suspensa, inapta, baixada e nula

A situação cadastral mostra como está a inscrição da empresa no CNPJ. São cinco: ativa (a situação normal), suspensa, inapta, baixada (inscrição encerrada) e nula (inscrição anulada); a Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 define cada uma e o que ela impede.Atualizado em

As cinco situações, uma por uma

A situação cadastral está definida na Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022, a norma da Receita Federal que regula o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). Ela é o primeiro dado a olhar antes de fechar negócio com uma empresa.

  • Ativa: é a situação normal, sem nenhum dos problemas abaixo. A própria norma avisa que ela não se confunde com a empresa estar em atividade para fins de impostos. Também não mostra dívidas: isso aparece na certidão de regularidade fiscal, que é outro documento.
  • Suspensa: um bloqueio que pode ser temporário. Acontece, por exemplo, quando a empresa pede para parar as atividades por um tempo, quando há inconsistência nos dados cadastrais, quando ela não é localizada no endereço ou por ordem judicial.
  • Inapta: problema mais sério. Exemplos da norma: deixar de entregar declarações obrigatórias por pelo menos 90 dias, não existir de fato no endereço ou não ter estrutura para funcionar, irregularidades no comércio exterior, indícios de fraude ou ficar suspensa por pelo menos um ano.
  • Baixada: a inscrição foi encerrada. Pode ser a pedido, quando a empresa fecha, é incorporada ou passa por fusão ou cisão total. Ou de ofício, por decisão da Receita: por exemplo, uma empresa inapta que não se regularizou em 180 dias.
  • Nula: a inscrição foi anulada, como se não devesse ter existido. Ocorre quando o mesmo estabelecimento recebeu mais de um CNPJ, quando houve vício (um defeito) no ato de cadastro ou quando foi inscrito quem não deveria ser.

O que cada situação significa na prática

Para quem vai comprar, vender ou contratar, a norma lista estas consequências:

  • Suspensa: a empresa fica impedida de emitir documento fiscal eletrônico, como a nota fiscal eletrônica, de movimentar conta, aplicar ou pegar empréstimo em banco e de obter incentivos fiscais.
  • Inapta: tem os mesmos impedimentos e, além disso, entra no Cadin (o cadastro de quem deve ao governo federal) e não pode participar de licitação nem fechar contratos com dinheiro público.
  • Baixada: os mesmos impedimentos valem a partir da data da baixa, e o certificado digital da empresa (e-CNPJ) perde a validade. A baixa não apaga dívidas: impostos ainda podem ser cobrados depois.

Atenção a um ponto que pesa no bolso: documento fiscal emitido por empresa inapta ou baixada é considerado inidôneo. Em geral, quem recebeu a nota não pode usá-la para descontar custos ou aproveitar créditos de impostos. A exceção prevista é quando o comprador consegue provar que pagou e que recebeu os produtos ou serviços. Por isso, confira a situação antes de pagar e guarde os comprovantes.

Data da situação e motivo da situação

Junto da situação, a Receita informa dois campos que ajudam a entender a história da empresa:

  • Data da situação cadastral: o dia em que a situação atual começou. Numa empresa baixada, por exemplo, é a data da baixa.
  • Motivo da situação cadastral: a razão do enquadramento, tirada de uma tabela oficial da Receita. Alguns exemplos dessa tabela: extinção por encerramento liquidação voluntária, omissão de declarações, inconsistência cadastral, interrupção temporária das atividades e inexistência de fato. Quando a empresa está ativa, o motivo costuma aparecer como “sem motivo”.

No CNPJfy, a ficha mostra a situação, a data em que ela começou e o motivo, quando há. Veja um exemplo na ficha do Banco do Brasil ou consulte qualquer CNPJ.

Como regularizar

Cada caso depende do motivo, e quem decide é a Receita. A norma aponta alguns caminhos, sem garantia de resultado:

  • Inapta por falta de declarações: entregar pela internet as declarações que faltam.
  • Suspensa por não ser localizada: atualizar o endereço no CNPJ ou comprovar que continua no mesmo lugar.
  • Suspensa a pedido: comunicar a volta das atividades, o que faz a inscrição voltar a ficar ativa.
  • Suspensa por inconsistência cadastral: comprovar que os dados foram corrigidos.
  • Baixada: só em alguns casos a inscrição pode ser restabelecida.

Os pedidos ao CNPJ são feitos pela Redesim (Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios). O MEI (Microempreendedor Individual) usa o Portal do Empreendedor. Quando a Receita muda a situação de ofício, ela avisa pela caixa postal do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) ou por edital no site dela. Um contador pode ajudar a descobrir o que falta. O CNPJfy só mostra os dados públicos: ele não altera nada na Receita.

Precisa provar a situação para alguém? O documento oficial é o comprovante da Receita, explicado no guia cartão CNPJ.

Fontes